Wat is een bunkerstem? Het bunkerproces uitgelegd

Een bunkerstem is de bevestigde order voor de levering van een bepaalde brandstof aan een bepaald schip, in een bepaalde haven en op een bepaald moment. Deze gids loopt elke fase door, van de eerste aanvraag tot de eindfactuur, en laat zien wie waarvoor verantwoordelijk is.

Wat een stem precies is

In de bunkerwereld betekent 'to stem a vessel' dat u een bevestigde brandstoflevering voor een schip veiligstelt. De stem is de overeengekomen order: het schip, de haven, het leveringsvenster, de kwaliteit en specificatie, de bandbreedte van de hoeveelheid, de prijs en de betalingsvoorwaarden. Zodra beide partijen de stem hebben bevestigd, plant de leverancier zijn bunkerboot of tankwagen en plant het schip zijn tanks daaromheen.

Eén levering omvat vaak meer dan één kwaliteit. Veel kopers en dienstverleners tellen elke kwaliteit die aan een schip wordt geleverd als een afzonderlijke stem, omdat elke kwaliteit een eigen hoeveelheid, prijs, monsterset en regel op de leveringsdocumenten heeft. Een schip dat tijdens dezelfde havenaanloop VLSFO en MGO afneemt, heeft dus twee stems.

Wie erbij betrokken zijn

• De koper: meestal de reder of manager, of de tijdbevrachter wanneer de charterpartij de brandstof onder de verantwoordelijkheid van de bevrachter brengt.
• De fysieke leverancier: het bedrijf dat eigenaar is van de brandstof of erover beschikt en deze levert, doorgaans per bunkerboot, tankwagen of walleiding.
• Traders en brokers: tussenpersonen die tussen de koper en de fysieke leverancier kunnen staan.
• Het schip: de kapitein en de hoofdwerktuigkundige, die de tanks voorbereiden, bij de metingen en de monstername aanwezig zijn en de leveringsdocumenten ondertekenen.
• De havenagent: regelt de gegevens van ligplaats of ankerplaats en de lokale vergunningen.
• De bunkersurveyor en het laboratorium: onafhankelijke partijen die, als zij zijn aangesteld, de hoeveelheid verifiëren en de kwaliteit testen.

Van aanvraag tot factuur, stap voor stap

1. Behoefte. Het schip en de operationele afdeling bepalen wat er nodig is op basis van de voorraad aan boord, het geplande verbruik, de volgende reisdelen en eventuele emissiebeheersingsgebieden op de route.
2. Aanvraag. De koper stuurt leveranciers de scheepsnaam en het IMO-nummer, de haven, de ETA en het leveringsvenster, de kwaliteiten met de vereiste editie van ISO 8217, de minimum- en maximumhoeveelheid, de gewenste leveringswijze en de betalingsvoorwaarden.
3. Offerte. Leveranciers antwoorden met een prijs per ton en hun voorwaarden: kosten voor bunkerboot of levering, toeslagen, geldigheid van de offerte, betalingstermijn en de algemene voorwaarden die van toepassing zijn.
4. Nominatie. De koper aanvaardt een offerte en nomineert het schip bij die leverancier. Op dit moment komt de commerciële overeenkomst tot stand.
5. Bevestiging van de stem. De leverancier stuurt een schriftelijke bevestiging met de overeengekomen gegevens. Onder de BIMCO Bunker Terms 2018 bijvoorbeeld komt het contract tot stand door de algemene voorwaarden samen met een confirmation note. Controleer vóór aankomst elke regel aan de hand van de nominatie.
6. Voorbereiding van de levering. De agent, de leverancier en het schip wisselen de definitieve aankomsttijden uit. Het schip maakt lege of bijna lege tanks gereed voor de nieuwe brandstof, spreekt de monsternamemethode en het monsternamepunt af en doorloopt samen met de bunkerboot de veiligheidschecklist.
7. Levering. De tanks worden vóór en na de levering gepeild, gedurende de hele overslag wordt aan het manifold van het ontvangende schip een continu druppelmonster genomen, en de hoeveelheid wordt vastgesteld door peilingen of, waar dat verplicht is, met een massaflowmeter.
8. Bunker Delivery Note. De leverancier stelt de BDN op, die de hoofdwerktuigkundige ondertekent. De monsters worden verzegeld en gelabeld, en de zegelnummers worden vastgelegd.
9. Factuur en betaling. De leverancier factureert op basis van de hoeveelheid op de BDN en de overeengekomen prijs. De betaling is verschuldigd volgens de afgesproken voorwaarden; onder de BIMCO Bunker Terms 2018 is dat standaard 30 dagen, tenzij de confirmation note anders bepaalt.

De Bunker Delivery Note

De BDN is een wettelijk voorgeschreven document onder MARPOL Annex VI, voorschrift 18, en niet alleen een commerciële ontvangstbevestiging. Het document moet de gegevens bevatten die in aanhangsel V van de Annex zijn opgesomd, waaronder het zwavelgehalte van de brandstof. Schepen die een IAPP-certificaat moeten hebben, moeten BDN's ten minste drie jaar na de levering aan boord bewaren en ze direct beschikbaar houden voor inspecteurs.

Twee recente wijzigingen verdienen bij elke levering aandacht. Sinds 1 mei 2024 moet de BDN op grond van wijzigingen van aanhangsel V van MARPOL Annex VI het vlampunt vermelden als dat lager is dan 70°C, of een verklaring dat het op of boven 70°C is gemeten. Sinds 1 januari 2026 moet het schip op grond van het gewijzigde SOLAS-voorschrift II-2/4.2.1 vóór het bunkeren een door de vertegenwoordiger van de leverancier ondertekende en gecertificeerde verklaring ontvangen dat de brandstof aan de vlampuntseis van SOLAS voldoet. Ontbreekt een van beide, meld dit dan bij de leverancier en leg het schriftelijk vast.

Is het schip het niet eens met de hoeveelheid of een ander cijfer op de BDN, dan moet de hoofdwerktuigkundige het document niet zomaar ondertekenen. Leg het bezwaar vast, stel een letter of protest op en informeer direct het kantoor.

Hoeveel tijd u moet inplannen

Er is geen vast tijdschema. Reken op tijd voor leveranciers om te offreren, voor de koper om offertes zorgvuldig te vergelijken en voor kredietgoedkeuring als de leverancier nog niet eerder met de koper heeft gewerkt. In de grote bunkerhubs kan een leverancier een stem vaak op korte termijn inpassen; in kleinere havens zijn bunkerboten, tankwagens en bepaalde kwaliteiten soms beperkt beschikbaar en moeten ze ruim van tevoren worden geboekt.

Late aanvragen kosten meestal geld: een leverancier die offreert voor een stem op de volgende ochtend, heeft weinig ruimte om zijn bunkerbootplanning te maken en prijst dat risico in. Wie de behoefte vastlegt zodra haven en ETA redelijk vaststaan, krijgt doorgaans meer offertes en meer onderhandelingsruimte.

Wat u in een stembevestiging controleert

• Scheepsnaam en IMO-nummer, haven en leveringslocatie (ligplaats of ankerplaats).
• Leveringsvenster en hoe vertragingen aan beide kanten worden afgehandeld.
• Kwaliteit, zwavellimiet en de exacte specificatie, inclusief de editie van ISO 8217.
• Bandbreedte van de hoeveelheid en of deze in metrische ton is uitgedrukt.
• Prijs, valuta en alle bijkomende kosten, zoals kosten voor de bunkerboot, overwerk of toeslagen voor kleine hoeveelheden.
• Betalingsvoorwaarden en de entiteit die de factuur ontvangt.
• De toepasselijke algemene voorwaarden, inclusief de termijnen voor het melden van bezwaren over hoeveelheid en kwaliteit.
• De monsternamemethode en het monsternamepunt.

Fouten zoals een verkeerde editie van de specificatie of een ontbrekende toeslag zijn vóór de levering eenvoudig te herstellen en achteraf lastig.

De rol van Atlas Bunkering

Atlas Bunkering treedt in dit proces aan de kant van de reder op als handlingdienst, niet als leverancier of trader. Het stelt aanvragen op, vergelijkt offertes van betrouwbare leveranciers en verzorgt namens de reder de nominatie en bevestiging, zonder eigenaar van de brandstof te worden. De leverancier factureert de reder rechtstreeks tegen het bedongen tarief. Atlas raadt bovendien bij elke bunkerlevering een onafhankelijke bunkersurveyor en analyse door een geaccrediteerd laboratorium aan, en kan beide op verzoek regelen.

Vragen en antwoorden

Bronnen

1. IMO: Fuel oil availability and quality, MARPOL Annex VI regulation 18
2. BIMCO Bunker Terms 2018
3. Lloyd's Register Class News 06/24: flashpoint and bunker delivery notes
4. IMO Guidelines for the sampling of fuel oil, resolution MEPC.182(59) (AMSA copy)

Deze gids bevat algemene informatie en is geen juridisch of technisch advies. Controleer voor uw schip de geldende regels en de richtlijnen van uw motorfabrikant.